Unja Gelar Pemusnahan Arsip dan Sosialisasi Peraturan Rektor Tentang Tata Naskah Dinas

MENDALO - Bagian Tata Usaha Biro Perencanaan Keuangan dan Umum Universitas Jambi menggelar kegiatan pemusnahan arsip, dan sosialisasi Peraturan Rektor nomor 56 tahun 2024, tentang tata naskah dinas, bertempat di ruang senat gedung rektorat Universitas Jambi, pada Jumat, 29 November 2024.

Kegiatan dibuka secara resmi oleh Rektor UNJA, Helmi, dan dihadiri oleh Plt. Kepala Biro Akademik, Kemahasiswaan dan Kerja Sama, Dr. Yatno, S.Pt., M.Si; Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Prof. Dr. Shofia Amin, S.E., M.Si; Dekan Fakultas Peternakan, Prof. Dr. Ir. Agus Budiansyah, M.S; Ketua Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pembelajaran (LPMPP) Dr. Ir. Hj. Sunarti, S.P., M.P., IPU; para Wakil Dekan Bidang Umum, Perencanaan, dan Keuangan di lingkup UNJA; Ketua Pelaksana kegiatan, Johnly Boy Bororing, S.H., M.H; Ketua Tim Tata Usaha Shaela Maliha S.H M.H, narasumber, Suraya S.E. M.M, serta para peserta dan undangan lainnya.

BACA JUGA: Liverpool tekuk Manchester City 2-0

BACA JUGA:Pj Bupati Raden Najmi,Hadiri Pengukuhan Pengurus Forsesdasi Jambi

Kegiatan ini dilakukan untuk memusnahkan arsip yang tidak lagi memiliki nilai kegunaan, dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan (kadaluarsa). Pemusnahan arsip merupakan salah satu bentuk penyusutan arsip, yang bertujuan untuk mengurangi jumlah arsip, sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan.

Rektor Universitas Jambi, Helmi, saat diwawancarai disela kegiatan menyampaikan bahwa arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang bersifat kurang penting, dan telah melampaui batas waktu penyimpanan.

“Jadi arsip yang kita musnahkan yaitu arsip tahun 2006 sampai dengan tahun 2019, artinya usia arsip tersebut sudah melebihi batas waktu penyimpanan,” katanya.

Meski demikian, Rektor menyampaikan bahwa tentu masih ada arsip yang tidak dapat dimusnahkan, yang bersifat penting dan sangat penting, terutama yang bersifat rahasia.

“Karena arsip ini akan memberikan informasi penting, misalnya terkait sejarah, atau suatu hal penting dari institusi” sebutnya.

Selanjutnya, Rektor menyampaikan bahwa selain kegiatan pemusnahan arsip, Universitas Jambi turut menggelar sosialisasi terkait Peraturan Rektor nomor 56 tahun 2024, tentang tata naskah dinas di lingkungan Universitas Jambi.

“Harapan kita tata naskah dinas ini tentu dapat menunjang kemudahan pelayanan, kecepatan pelayanan, sehingga terjadi penyederhanaan dalam pelayanan, baik pelayanan mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan, maupun alumni, dan masyarakat yang membutuhkan pelayanan di Universitas Jambi,” jelasnya.

Rektor mengatakan bahwa sehubungan dengan perubahan Kementerian, yang semula Kementerian Pendidikan Kebudayaan Riset dan Teknologi, menjadi Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains dan Teknologi, yang membutuhkan kesesuaian tata naskah dinas Universitas dengan Kementerian.

“Tata naskah dinas Universitas Jambi harus disesuaikan dengan nomenklatur baru, melalui penyederhanaan sistem pelayanan di Universitas Jambi,” tutupnya.

Selanjutnya, ketua pelaksana kegiatan, Johnly Boy Bororing, S.H., M.H., dalam sambutannya menyampaikan ada 583 box arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan, namun yang disepakati untuk dilakukan pemusnahan ada sebanyak 43 box.

“Kami menyadari pentingnya pemusnahan arsip fungsional yang sudah tidak relevan lagi, yaitu arsip dari tahun 2006 hingga 2019, yang dimusnahkan secara simbolis menggunakan mesin pencacah. Dalam hal ini kami berkolaborasi dengan Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Jambi. Kami juga meminta dukungan dari Pak Rektor agar dapat menyediakan ruang untuk penataan arsip di Universitas Jambi (UNJA). Semoga kegiatan ini dapat memberikan dampak positif bagi pengelolaan arsip di masa depan”, ungkapnya.

Selain itu, Suraya, SE, Pengurus Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Kota Jambi, sekaligus narasumber dalam sosialisasi Pengelolaan Arsip Inaktif dan Penyusutan Arsip, saat diwawancarai usai kegiatan menyampaikan bahwa, arsip inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Setelah habis retensinya arsip inaktif dapat dilakukan penyusutan arsip.