1.337 Arsip Dimusnahkan Tahun 2023, Dilakukan Dua Tahun Sekali

JAMBI - Kantor Arsip Daerah Provinsi Jambi melakukan pemusnahan secara berkala. Namun, tidak dilakukan setiap tahun. Arsip-arsip tersebut, akan dimusnahkan setelah masa berlaku, atau waktu penyimpanannya habis.

Kasubbag Tata Usaha Kantor Arsip Daerah Jambi, Eti, saat ditemui di ruang kerjanya pada Selasa (9/9) menjelaskan, pemusnahan arsip dilakukan berdasarkan jenis dokumen atau arsip itu sendiri.

“Bukan berdasarkan jangka waktu tahunan,” katanya.

Pada tahun 2025 ini, belum ada kegiatan pemusnahan arsip yang dilaksanakan. Rencana tersebut masih sebatas wacana. Sementara itu, pemusnahan terakhir dilakukan pada tahun 2023 dengan jumlah arsip sebanyak 1.337. Eti menambahkan, arsip yang mengandung pertanggungjawaban keuangan negara tidak dapat dimusnahkan sembarangan.

BACA JUGA:Al Haris Lantik 9 Kepala Sekolah, Tersebar di 6 Kabupaten

BACA JUGA:Segera Terapkan Full Day School, Tingkatkan Mutu Pendidikan di Tanjabtim

“Tergantung arsip apa yang mau dimusnahkan. Kalo seperti arsip biasa retensi 5 tahun ke atas, kalo arsip keuangan itu yang sudah 10 tahun keatas,” ujar Eti.

Pertimbangan pemusnahan berdasarkan jangka waktu lama tidak semata-mata dilakukan tanpa alasan. Terkadang khususnya pada arsip keuangan, katanya, terdapat pemeriksaan-pemeriksaan dari Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK). Apabila sudah dimusnahkan, maka data-data valid akan hilang. Arsip tidak dapat diperiksa, sehingga arsip keuangan jarang dimusnahkan oleh Pihak Arsip Daerah Jambi.

Jumlah arsip yang akan dimusnahkan tahun 2025 belum pasti, namun sudah ada wacana untuk memusnahkan arsip yang sudah habis masa retensinya.

“Untuk tahun ini kami menunggu yang dari unit pengelolanya sesuai bidang-bidangnya, nanti kami kumpulkan,” sambung Eti.

Terdapat sejumlah tahapan yang penting yang harus dilalui, mulai dari pelenggaraan rapat-rapat koordinasi, penelaahan dan penilaian arsip, hingga penyusunan serta pengajuan Surat Keputusan (SK) pemusnahan. Setiap langkah harus dilakukan secara terstruktur, agar sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang sudah berlaku. Sehingga arsip-arsip yang dimusnahkan benar-benar sudah tidak memiliki nilai guna.

Eti menegaskan, bahwa tahun 2025 ini pasti akan ada pemusnahan arsip. Sebab pemusnahan biasanya dilakukan dalam jangka waktu setiap 2 tahun sekali.

“Setiap pemusnahan, kita itu melihat dulu arsip atau dokumennya ada atau tidak, Jadi intinya tergantung dari arsipnya,” tegas Eti.

Setiap data hasil pemusnahan arsip, akan dijadikan penilaian pengawasan, karena nilai yang diambil berdasarkan nilai Provinsi. (mg04/enn)