4. Menyiapkan Release Latar Belakang Krisis
Ini mencakup penjelasan mengenai kronologi apa yang terjadi, waktu terjadinya, dan cara krisis tersebut muncul atau teridentifikasi.
Dengan memberikan informasi yang komprehensif tentang latar belakang krisis, Institusi dapat membantu pihak-pihak yang terlibat memahami situasi secara mendalam, sehingga memfasilitasi penyusunan strategi yang efektif untuk mengatasi dan memitigasi dampak krisis.
5. Menyiapkan Respon Terbaru
Bila krisis berlangsung lama, maka humas menyiapkan update penanganan kasus, dengan tujuan agar masyarakat mendapatkan informasi yang benar dan relevan serta menjaga komunikasi yang jelas dan terbuka. Proses ini meliputi memantau situasi terkini, menyusun pesan yang sesuai, dan memilih cara yang tepat untuk menyampaikan informasi terbaru kepada publik.
6. Memastikan Pemahaman Pimpinan
Proses ini penting untuk memastikan bahwa pimpinan unit tidak hanya menerima informasi tetapi juga memahami detail latar belakang dan implikasi dari krisis yang sedang terjadi. Dengan memiliki pemahaman yang tepat, pimpinan unit dapat menjelaskan kepada publik baik secara formal ataupun informal langkah-langkah yang sudah dan akan dilakukan oleh institusi.
Pimpinan Unit Kerja ini merujuk pada top manager, middle menager, sampai low manager, bila diperguruan tinggi mulai dari rektor sampai ke ketua prodi.
7. Memanfaatkan Semua Kanal Media yang Dimiliki Institusi
Menggunakan berbagai saluran komunikasi yang dimiliki oleh institusi untuk menyebarluaskan siaran pers. Seperti website, media sosial, dan media partner eksternal, serta memastikan bahwa press release dapat mencapai audiens yang luas dan memastikan bahwa informasi penting dapat diterima dan diperhatikan oleh publik dengan efektif.
8. Menyiapkan Klarifikasi
Jika ada kabar yang tidak benar, maka segera luruskan. Klarifikasi ini bertujuan untuk mengatasi kebingungan dengan memberikan detail tambahan yang diperlukan agar situasi menjadi lebih jelas. Dengan menyiapkan klarifikasi, institusi atau individu dapat mencegah potensi misinterpretasi dan memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang akurat tentang isu yang dibahas. Proses ini penting untuk menjaga komunikasi yang efektif dan menghindari penyebaran informasi yang tidak tepat.
9. Memastikan Pemahaman Semua Pegawai & Berperan Sebagai Influence
Upaya ini bertujuan memastikan bahwa setiap bagian dari institusi (semua karyawan) memiliki pemahaman yang jelas dan sama mengenai situasi atau peristiwa yang sedang berlangsung, sehingga menjadi bagian yang menginfluence masyarakat. (*)